Gdy zmieniasz sposób funkcjonowania swojej organizacji
Konkurencyjność i rozwój nowoczesnych technologii powodują zmiany w otoczeniu biznesowym przedsiębiorstw. Aby utrzymać pozycję rynkową i zapewnić ciągły rozwój firmy niezbędnym staje się reagowanie na te
zmiany, a niejednokrotnie podjęcie ryzyka i próba ich wyprzedzenia. Koncentrując się na satysfakcjonowaniu swoich klientów, siłą rzeczy firma nie wykształca silnych kompetencji w przeprowadzaniu zmiany.
Przeprowadź zmianę wspólnie z nami
Wsparcie, jakie oferujemy w ramach niezbędnego procesu zmiany przedsiębiorstwa, układa się w logiczny cykl działań rozpoczynający się doradztwem strategicznym i zarządczym. Przebiega on poprzez zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych, w tym danych osobowych i obszarem compliance, aż do doradztwa związanego z technologią IT, która jest dziś nierozłącznym elementem funkcjonowania nowoczesnych przedsiębiorstw.
W realizacji zmian w powyższych obszarach zawsze oferujemy profesjonalną pomóc w zarządzaniu przedsięwzięciami. Dotyczy to w szczególności programów i projektów kłopotliwych czy tych o dużym stopniu skomplikowania.
Doradztwo strategiczne i zarządcze
Gdy szukasz nowej perspektywy
Dlaczego doradztwo strategiczne?
Celne zaadresowanie potrzeb klienta to najlepsza droga do sukcesu przedsiębiorstwa. Wymaga to jednak szybkiego i sprawnego reagowania na zmieniające się otoczenie biznesowe, nieustanną pracę nad efektywnością w działaniu poprzez poprawianie jej,
czy też implementowania innowacyjnych rozwiązań. Niezbędnym do osiągnięcia tych celów jest opracowanie przejrzystego dla wszystkich pracowników modelu biznesowego, zdefiniowanie potrzeb klienta, określenie jasnych i mierzalnych celów oraz optymalizacja działań.
Firma działająca przejrzyście
Pomagamy w zdefiniowaniu i opisaniu modelu biznesowego będącego podstawą do zaprojektowania, opisania i zbudowania, bądź transformacji organizacji do organizacji zorientowanej na usługi.
Zarządzamy zmianą w organizacji. Przeprowadzamy transformację instytucji w obszarze organizacji, procesów, technologii oraz aspektu ludzkiego, tak aby wszystkie składowe realnie wspierały funkcje biznesowe.
Modelujemy, optymalizujemy i automatyzujemy procesy biznesowe przy wykorzystaniu szczególnie środowiska ProcessMaker.
Orientacja na usługi
Orientacja na usługi – cecha dojrzałości organizacyjnej, której brak może doprowadzić do obniżenia efektywności przedsiębiorstwa. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy ma to miejsce w dziale IT, zakupów czy utrzymania relacji z Klientem.
Usługa obejmuje weryfikację bądź opracowanie modelu biznesowego, ze szczególnym uwzględnieniem pomiaru rezultatów stawianych celów. W oparciu o tak powstały model budowę organizacji od podstaw lub transformację funkcjonujących już struktur przedsiębiorstwa. W efekcie takiego projektu pracownicy zyskują cenną wiedzę o tym, jaka jest efektywność ich pracy i jak wpływa ona na wynik przedsiębiorstwa. Dzięki temu mogą skoncentrować się na zagadnieniach najważniejszych dla organizacji i nie gubią perspektywy celu jaki należy osiągnąć.
Zmiana w organizacji
Dynamiczny rozwój nowoczesnych technologii oraz rosnąca konkurencyjność wymagają od podmiotów gospodarczych wprowadzania zmian w ich funkcjonowaniu, a niejednokrotnie wymuszają wręcz zmianę filozofii działania i modelu biznesowego.
Realizacja celów biznesowych istotnej części podmiotów działających na rynku zależy od bycia innowacyjnym.
Procesowi zdefiniowania, wprowadzania i zarządzania takiej zmiany towarzyszy szereg ryzyk, a niewłaściwe jej przeprowadzenie może skutkować niepowodzeniem, co z kolei może wpływać na rezultaty firmy.
Usługa obejmuje analizę celów biznesowych firmy oraz opracowanie i wdrożenie zmiany w organizacji w obszarach ludzie-procesy-technologia.
Modelowanie i automatyzacja procesów biznesowych
Bieżąca praca operacyjna niejednokrotnie wykonywana jest nieefektywnie, z nadmiernym wykorzystaniem dokumentów papierowych, co w przypadku zwiększającej się ilości zadań często powoduje opóźnienia i wymusza angażowanie dodatkowych zasobów. Odwzorowanie codziennych działań w formie procesów oraz ich automatyzacja może przynieść wymierne korzyści.
Automatyzacji mogą podlegać procesy wewnętrzne w takich obszarach jak procesy kadrowo-płacowe i HR, procesy księgowe czy też procesy bieżącej obsługi pracy biura np. obsługa korespondencji wchodzącej i wychodzącej.
Mierzalną korzyść przynosi automatyzacja procesów zewnętrznych, w tym w szczególności procesów obsługowych, które wymagają dochowania restrykcyjnych terminów, np. procesy reklamacyjne, obsługa zgłoszeń, w tym RODO DSAR.
W ramach usługi odwzorowujemy graficznie w wybranej notacji (np. BPMN) zoptymalizowany proces oraz opracowujemy jego kartę.
Tak opisany proces może zostać zautomatyzowany przy użyciu dowolnych narzędzi typu workflow. W szczególności oferujemy zastosowanie oprogramowania ProcessMaker Workflow & BPM Software. Przy pierwszej instalacji oferujemy pomoc w doborze optymalnego wariantu oprogramowania, opracowanie wymagań dla środowiska informatycznego oraz jego przygotowanie.
Taki rodzaj automatyzacji znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie brak funkcjonalności kompleksowych dziedzinowych systemów informatycznych.
ProcessMaker BPM
Nasza firma jest partnerem amerykańskiej firmy ProcessMaker, która jest producentem oprogramowania ProcessMaker Workflow & BPM Software. Oprogramowanie to pomaga w automatyzacji złożonych procesów biznesowych oraz istotnie usprawnia przepływ danych pomiędzy różnymi podmiotami, działami oraz systemami w przedsiębiorstwie.
Oprogramowanie ProcessMaker workflow management software umożliwia zarówno instytucjom publicznym, jak i prywatnym automatyzować funkcjonujące pomiędzy departamentami i systemami a intensywnie stosowane, wymagające aprobowania i zatwierdzania procesy biznesowe.
Ochrona i bezpieczeństwo danych
Minimalizacja ryzyka w biznesie
Czy przetwarzanie danych jest ryzykowne?
Żyjemy w epoce informacji. Immanentną cechą funkcjonowania większości firm i instytucji jest gromadzenie i przetwarzanie danych. Niewątpliwie właściwe wykorzystanie danych ma to wpływ na jakość świadczonych usług, dopasowywanie ich do potrzeb klienta. Dane są gromadzone, analizowane,
a wyniki analizy interpretowane. Na tej podstawie podejmuje się decyzje biznesowe. Jednak praca z danymi, często powierzonymi, niesie określone ryzyko. Dlatego należy przetwarzać je zgodnie z prawem, odpowiednio zabezpieczać, a także stosować właściwe mechanizmy kontrolne.
Zatroszczymy się o dane
Pomagamy w przygotowaniu firmy do funkcjonowania w zgodności z regulacjami RODO czy NIS, a także kompleksowo przygotowujemy do zarządzania obszarem zgodności, w tym podejmowanie działań w celu ograniczenia odpowiedzialności podmiotów zbiorowych.
Pomagamy w operacyjnej bieżącej obsłudze związanej z przetwarzaniem danych osobowych czy innych danych przetwarzanych elektronicznie. Wsparcie obejmuje zaplanowanie, automatyzację, obsługę operacyjną procesów powtarzalnych, w szczególności obsługę zgłoszeń np. związanych z realizacją praw podmiotów danych
RODO
Pojawienie się rozporządzenia RODO w istotny sposób wpłynęło na otoczenie biznesowe wielu branż, w tym bankowości i finansów, telekomunikacji, czy też w szczególności takich podmiotów, które świadczą swe usługi w obszarze on-line (serwisy internetowe, firmy zajmujące reklamą, w tym programatyczną, czy też media).
Realizując czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych, wymagane jest zarządzanie ryzykiem niewłaściwego wykonywania tej czynności. Dlatego, aby sprostać temu zadaniu, niezbędne jest profesjonalne podejście. Oferujemy pomoc w pełnym przeprowadzeniu firmy przez wdrożenie RODO, począwszy od opracowania rejestru czynności przetwarzania danych, poprzez przygotowanie DPIA (ang. Data Protection Impact Assessment), aż to wdrożenia stosownych rekomendacji wynikających z tychże w obszarach prawnym, operacyjnym oraz IT.
Ponadto oferujemy wsparcie operacyjne w obszarze obsługi procesów realizacji praw podmiotów danych (DSAR, ang. data subject access request) takich jak m.in. prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania danych czy prawo do bycia zapomnianym.
Dzięki partnerstwom w ramach usługi możemy zapewnić pełne wsparcie prawne.
Cyberbezpieczeństwo
Kolejną po RODO dyrektywą przyjętą przez Parlament Europejski jest dytektywa NIS. Dotyczy ona ujednolicenia środków na rzecz wysokiego, wspólnego poziomu bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych na terytorium Unii Europejskiej.
Pomagamy operatorom usług kluczowych (przedsiębiorcy z sektorów energetyki, transportu, bankowości i infrastruktury rynków finansowych, służby zdrowia, zaopatrzenia w wodę pitną, infrastruktury cyfrowej) oraz dostawcom usług cyfrowych (internetowe platformy handlowe,
wyszukiwarki internetowe, operatorzy usług przetwarzania w chmurze) przygotować się do wdrożenia zmian wynikających z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa. W szczególności takie wdrożenie koncentruje się na wprowadzeniu stosownych środków ochrony (technicznych i organizacyjnych) wynikających z określonego poziomu ryzyka oraz na przygotowaniu organizacji do stosowania zgodnego z wymaganiami procesu zarządzania i raportowania incydentów.
Compliance
W ostatnich latach zarówno regulatorzy, jak i przedsiębiorstwa dążą do poprawy funkcjonowania biznesu w zgodności z obowiązującym prawem. Widocznymi efektem tych działań jest chociażby pojawienie się przepisów SOX, regulacja o ochronie danych osobowych (RODO/ GDPR), czy też dyrektywa dotycząca cyberbezpieczeństwa (NIS).
Pomagamy przygotować podmiot do funkcjonowania w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami bądź przepisami, które mają wejść w życie w takich obszarach jak: konkurencja, antykorupcja, dane osobowe, pranie brudnych pieniędzy, etyka, kontroling finansowy, zarządzanie informacją poufną, zarządzanie konfliktem interesów, kontrakty, raportowanie do organów nadzoru, audyt wewnętrzny czy cyberbezpieczeństwo.
Programy realizowane są w następujących fazach (fazy mogą występować niezależnie):
- Wstępna – audyt, ocena i wskazanie zakresu,
- Wdrożenie – szkolenia, procedury, polityki, SOP etc. w celu ograniczenia odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
- Przygotowanie do kontroli,
- Monitoring compliance, w tym audyt,
- Wsparcie w trakcie kontroli.
Nasze usługi obejmują wsparcie w obszarze operacyjnym, w tym procesowym oraz IT. W zakresie prawnym współpracujemy z renomowanymi podmiotami świadczącymi takie usługi.
Zarządzanie przedsięwzięciami
Bezpiecznie do założonego celu
Co wnosi profesjonalne zarządzanie przedsięwzięciem?
Istotą zarządzania przedsięwzięciem jest doprowadzenie go do zamierzonego celu, którego realizację mogą potwierdzić wcześniej ustalone mierniki celu. Kluczowymi kompetencjami wymaganymi przy realizacji przedsięwzięcia jest umiejętność planowania oraz zdolność zarządzania kryzysami. Planowanie musi być nakierowane
na redukcję możliwości wystąpienia potencjalnego ryzyka i obejmować przewidywanie sposobów minimalizacji skutków w przypadku jego wystąpienia. Kryzysy natomiast pojawiają się w mniejszym lub większym stopniu w każdym projekcie. Obie te kompetencje bez niezbędnego doświadczenia pozostają tylko teorią.
Z nami do celu
Pełnimy rolę inwestora zastępczego, świadczymy usługi wsparcia i zarządzania programami czy projektami w każdej ich fazie, niezależnie lub łącznie np. przygotowanie projektu.
Przygotowujemy projekty do realizacji (fazy inicjalne – business case, wymagania biznesowe, studium wykonalności).
Zarządzamy projektami w tym „trudnymi projektami.
Pomagamy zarządzać „złymi” projektami (fazy oceny projektu „health check”, analizy, planowania scenariuszowego, egzekucja najbardziej pożądanego scenariusza).
Przygotowanie projektu
Od właściwego zaplanowania każdego przedsięwzięcia zależy niejednokrotnie jego sukces końcowy. Dobrze przygotowany plan pozwala uniknąć wielu pułapek.
Przygotowanie projektu odbywa się jeszcze przed faktycznym jego rozpoczęciem. Jego główne cele to: zapewnienie o zasadności realizacji projektu, zdefiniowanie zakresu projektu, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za inicjację projektu oraz zaplanowanie zadań dotyczących inicjacji projektu. Jednym z najistotniejszych zagadnień jest zdefiniowanie mierzalnych kryteriów sukcesu projektu. Wszystkie te
kwestie powinny w sposób bezpośredni bądź pośredni wynikać z wcześniej przygotowanego business case’u, który wykazuje słuszność przedsięwzięcia.
Oferujemy pomoc w tej krytycznej fazie projektowej, ze szczególnym uwzględnieniem przygotowania business case’u.
Inwestor zastępczy
Sprawne przeprowadzenie procesu realizacji projektu wymaga niezbyt często wykorzystywanych, a jednocześnie unikalnych i wyspecjalizowanych kompetencji. Jest tak niezależnie czy inwestycja dotyczy systemów IT, rozwiązań logistycznych czy też jest budową nowej linii produkcyjnej.
Jedną z podstawowych przyczyn niepowodzenia lub poważnych zakłóceń w realizacji inwestycji jest nieumiejętność, lub brak doświadczenia w zarządzaniu takim przedsięwzięciem. Nie ma w tym nic złego, bo organizacja powinna posiadać ekspertyzę w obszarze głównego nurtu swojej działalności, błędem jest natomiast niekorzystanie z doświadczenia podmiotów, które tego typu przedsięwzięcia realizowały już wielokrotnie.
Usługa obejmuje wsparcie w całościowym przeprowadzeniu Klienta przez proces inwestycyjny i polega na wykonaniu poniższych etapów:
- prawidłowe zdefiniowanie celu biznesowego,
- zidentyfikowanie i opisanie wymagań,
- przeprowadzenie procesu wyboru dostawcy,
- stworzenie i negocjacja zapisów kontraktowych,
- skuteczny nadzór inwestora nad realizacją projektu,
- zamknięcie kontraktu (a czasami wyjście z tejże umowy).
Doświadczenia pokazują, iż każde zaniedbanie ze strony inwestora jest dostrzeżone przez wykonawcę i wykorzystane w przypadku problemów na etapie realizacji, brak skutecznego nadzoru sprawia, iż w momencie, gdy pojawiają się komplikacje w danym przedsięwzięciu, Klient jest na dużo gorszej pozycji niż wykonawca.
Zarządzanie „złymi” projektami
Tak jak w obszarze bankowości występują „złe” kredyty, tak też w dziedzinie zarządzania projektami występują „złe” projekty.
Obszar bankowości ma „złe” kredyty. Dziedzina zarządzania natomiast ma swoje „złe” projekty. Takim przypadkiem jest sytuacja, kiedy projekt osiąga stan krytyczny. Oznacza to, że nie widać szans na dostarczenie produktów projektu w czasie, lub efekt nie spełnia oczekiwań inwestora. Zbiega się to również z osłabioną w wyniku popełnionych wcześniej błędów pozycją inwestora. Czynniki te powodują, że jedynym wyjściem wydaje się wstrzymanie lub zamknięcie projektu i przekazanie go do prawników.
Każdym kryzysem da się jednak zarządzić, w większości przypadków z pozytywnym finałem. Zaniechanie kontynuowania danej inwestycji, gdy cel biznesowy jest wciąż aktualny, pociąga za sobą zwykle dużo dalej idące
konsekwencje rynkowe i finansowe, niż zrobienie kroku do tyłu i podjęcie próby zarządzenia trudną sytuacją – z jednym warunkiem – umiejętnego i skutecznego zarządzenia.
Zapewniamy wsparcie w takich sytuacjach, także w modelu success fee.
Doradztwo technologiczne
Wiemy czego wymagać od technologii
Technologia – piąte koło u wozu?
Właściwe wykorzystanie technologii przynosi wymierne korzyści w realizacji celów biznesowych. Cóż zatem oznacza owe „właściwe”? Oznacza, że Infrastruktura stanowi integralną część biznesowego kontekstu
działalności i powinna być do owego kontekstu dopasowana. Dlatego należy ją planować już w fazie tworzenia modelu biznesowego. Niejednokrotnie rozwiązania technologiczne dostępne na rynku wymuszają taki model działania.
IT według potrzeb
Pomagamy dokonać oceny zarządczej infrastruktury teleinformatycznej, wskazać jej niedobory, zbędne nadmiarowości czy słabości. Z sukcesem przeprowadzamy zmianę organizacji IT do takiej, która w efektywny i mierzalny sposób będzie świadczyć usługi wewnątrz organizacji.
Mamy kompetencje w projektowaniu optymalnej architektury IT, odpowiadającej we właściwy sposób na potrzeby biznesowe i pomagamy w implementacji tak zaplanowanej infrastruktury. W sposób metodyczny wskazujemy optymalny model finansowania środowiska IT. Świadczymy usługę nadzoru nad procesem wytwórczym oprogramowania.
Audyt i ocena IT
Funkcjonowanie nowoczesnej organizacji na konkurencyjnym rynku jest w dużej mierze uzależnione od właściwego doboru i niezawodnego działania rozwiązań informatycznych.
W niektórych branżach systemy informatyczne pełnią funkcję wspierającą (systemy kadrowo-płacowe, systemy księgowe) a w innych, do których należą np. media czy finanse stanowią podstawowe narzędzie pracy służące do realizacji celów firmy. Dlatego technologia dopasowana do rzeczywistych potrzeb jest niezwykle istotna w realizacji celów biznesowych.
Usługa obejmuje zebranie i analizę celów biznesowych w zestawieniu z realnie wykonywanymi zadaniami. Analizę systemu pomiaru realizacji zdań, analizę modelu procesowego i w kolejnym etapie ocenę stopnia wsparcia procesów przez wykorzystywane rozwiązania informatyczne.
W wyniku przeprowadzenia takiej usługi wskazane zostaną obszary kwalifikujące się do poprawy oraz określone będą szczegółowo ewentualne braki narzędzi wspierających realizację celów biznesowych.
Efektywność w IT
Często spotykanym zjawiskiem jest negatywna ocena funkcjonowania działów IT zarówno w obszarze dostarczania oprogramowania, jak i w zakresie wprowadzania zmian w systemach produkcyjnych, czy też wsparcia wewnętrznego.
Zwykle przyczyną takiego stanu nie są niskie kompetencje merytoryczne tych działów, a niewłaściwa komunikacja z jednostkami biznesowymi, czy też brak ustanowienia właściwych procesów. Bywa także, że pracownicy posiadający wiedzę z zakresu różnorakich metodyk (PRINCE2, PMI, Agile, etc.) pracują w środowisku, w którym brakuje szerokiego i konsekwentnego zastosowania tychże. Niemetodyczna praca prowadzi do frustracji i pogłębienia nieefektywności.
Kompetencje techniczne buduje się latami, natomiast zmiany procesowe wdraża się relatywnie łatwo i w krótkim okresie. W ramach usługi analizie poddawane są procesy stanowiące fundament organizacji IT, niezależnie od tego, czy IT pełni funkcję wsparcia wewnętrznego, czy dostarcza oprogramowanie na potrzeby organizacji. Na podstawie diagnozy prezentowane są propozycje działań naprawczych, głównie w obszarach:
- organizacji
- procesów
- technologii
- aspektu ludzkiego
W dalszych krokach opracowywany jest plan transformacji i jego egzekucja, z bieżącym raportowaniem zarządczym do sponsora projektu transformacji.
Definicja i implementacja środowiska IT
Systemy informatyczne w mniejszym lub większym stanowią wsparcie realizacji celów biznesowych. Ich nierozłącznym elementem jest środowisko informatyczne, zarówno to, w którym funkcjonują kluczowe systemy obsługi klientów, jak i to, w którym funkcjonuje poczta elektroniczna.
Środowisko informatyczne to jego architektura, elementy, konkretne rozwiązania techniczne, parametry urządzeń oraz oprogramowania i ich konfiguracji, ale także wybór konkretnych ścieżek technologicznych, oraz sposobu finansowania i użytkowania. Zwłaszcza w tym ostatnim obszarze rynek reagując na potrzeby, oferuje coraz więcej możliwości.
Oferta obejmuje wsparcie w przygotowaniu optymalnej architektury IT, zarówno z punktu widzenia technologii, jak i i modelu użytkowania oraz finansowania.