Podpis kwalifikowany

Problem 

Presja czasu, wielu akceptujących i praca zdalna

Sytuacja pandemii COVID-19 spowodowała zmianę sposobu funkcjonowania przedsiębiorstw na całym świecie. Wzrosła liczba dokumentów w obiegu elektronicznym, w tym w szczególności tych, które wymagają oznaczenia wiążącym podpisem osoby reprezentującej dany podmiot. Praca zdalna i/ lub praca w kilku lokalizacjach wymusiła potrzebę włączenia do elektronicznego obiegu dokumentów możliwości podpisywania ich podpisem kwalifikowanym jednocześnie z ich akceptacją.

Rozwiązanie 

Zautomatyzowany proces wzbogacony o podpis kwalifikowany

Wdrożyliśmy proces elektronicznego obiegu dokumentów, wzbogacony o możliwość składania podpisu kwalifikowanego z wykorzystaniem telefonu komórkowego jako tokena. Dodatkowo wprowadziliśmy opcję złożenia na dokumencie tzw. Pieczęci Elektronicznej. Użytkownik wprowadzając dokument do systemu definiuje m.in.: w ramach jakiej strategii akceptacji dokument powinien zostać obsłużony. Decyduje czy w dokumentach powinna zostać osadzona wizualizacja podpisu kwalifikowanego (tzw. faksymile) oraz czy dokument powinien zostać opatrzony tzw. Pieczęcią Elektroniczną. Wybiera czy przed złożeniem podpisów kwalifikowanych metadane dokumentu (takie jak twórca, autor, temat, itd.) powinny zostać zmienione, w razie konieczności je modyfikuje, wymuszając by każdy dokument w polu „Twórca” miał zapisaną np. nazwę przedsiębiorstwa czy instytucji.

Korzyści 

Od kilku dni do kilku minut

Czas obsługi i uzyskania akceptacji skrócił się z dni do pojedynczych minut, a w wielu przypadkach zdalne procesowanie spraw zostaje wręcz umożliwione. Podpis następuje w momencie akceptacji i nie ma drugiego obiegu dokumentu. Czynności te wykonuje się w jednym oknie. Niepotrzebne jest posiadanie czytnika kart, a złożenie podpisu możliwe jest z dowolnego komputera w firmie lub na świecie, jeśli system workflow udostępniony jest poza sieć lokalną danej instytucji, a autoryzacja realizowana jest w oparciu o token elektroniczny w telefonie.